TOKENネットワークの個人情報保護方針について

TOKENネットワーク株式会社（以下、弊社）は「総合人材サービス事業」「雑貨販売事業」を営むにあたり、個人情報を様々な形で取り扱っています。弊社は企業として、情報の安全管理を厳守することが重要な社会的責任であると認識し、個人情報保護を企業活動における最優先事項のひとつとして位置づけています。

また、これを確実に実践してくために以下の個人情報保護方針を定め、全社員（役員、社員、アルバイト、パートタイマー、派遣社員など）並びに業務委託先はこの方針に従い、個人情報の適切な取り扱い、管理に努めるものとします。

1.個人情報の取得、利用及び提供について

個人情報を取得する際は、弊社の事業目的の達成に必要な範囲内で利用目的を特定、明示し本人の同意を得た上で適法かつ公正な手段により行います。取得した個人情報は、あらかじめ特定した利用目的を達成する範囲内においてのみ利用・提供を行い、利用目的の達成に必要な範囲を超えた取り扱いは行わないとともに、目的外利用などの不適切な取り扱いが行われていないか定期的にチェックいたします。

2.個人情報に関する法令及びその他の規範厳守について

個人情報保護に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を厳守するとともに、個人情報保護マネジメントシステムの要求事項JISQ15001に基づき適正な個人情報の保護・管理を行います。

3.個人情報へのリスクの予防並びに是正について

個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏洩を予防するために、合理的な安全対策措置を講じます。

また、この安全対策については定期的に見直し、改善を図ります。

4.苦情及び相談について

個人情報の取り扱いに関する苦情、相談、問い合わせなどに適切に対応するため、専門問い合わせ窓口を設置し、迅速な解決に努めます。

5.個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善について

弊社が保有する個人情報を安全に保護するため、個人情報保護マネジメントシステムに基づき計画（Plan）、実施（Do）、監査（Check）及び見直し（Act）に関するPDCAサイクルを確実に実行し、個人情報保護に関する継続的な改善を行います。 なお、改善については法令等及びJISQ15001に準拠いたします。

制定日：2006年8月10日
最終改訂日：2023年6月22日

1.個人情報の利用目的

TOKENネットワーク株式会社（以下「弊社」という）は、お預かりした個人情報を、選考、登録・採用合否判定、人事労務管理及び緊急時の連絡、給与・健康管理、安全管理、勤務状況の証明等、派遣先若しくは派遣先候補へのスキル・資格・経歴等の紹介、派遣先への就業状況確認等、制服等貸与物等の発注・申請・報告等、弊社の各種情報（福利厚生、教育研修等）、資料の送付・提供等、派遣業務、紹介業務管理、取引先会社内業務の円滑な遂行及びこれに準ずる業務等、障害者雇用状況報告、助成金申請、その他、これらに準ずる目的に利用します。また、派遣先による評価情報については人事労務管理、及びこれに準ずる目的に利用します。ただし、次に示すいずれかに該当する場合は、本人の同意を得ることなく利用することがあります。

2.個人情報の第三者提供について

派遣先若しくは派遣先になろうとする者への提供や、外部委託の際の提供及び法令に基づく行政機関への個人情報の提出以外の目的で、業務遂行のために皆様の個人情報を第三者に提供することがあります。その場合の提供目的及び詳細は以下の通りです。

• 提供する目的：給与計算、健康診断、制服等貸与物を含む福利厚生事務、登録者及び採用予定者の人材募集、運転業務等免許資格が必要な場合の就業予定先への証明、取引先会社と本人との緊急時の連絡。
• 提供する個人情報の項目：氏名、住所、連絡先（携帯電話番号、メールアドレス等）、入館証明書用顔写真、制服サイズ。
• 提供の手段または方法：電子データを暗号化し、電子メール若しくは郵送により提供する。
• 当該情報の提供を受けるものまたは提供を受ける組織の種類及び属性：労働安全衛生法に準拠した検診センター、福利厚生代行会社、就業予定先企業、募集媒体業者。
• 個人情報の取り扱いに関する契約及び提供先：個人情報を安全に管理運用することができると認めた委託先。

3.個人情報の委託について

ご自身の個人情報について、弊社にて個人情報保護管理体制が一定の水準に達していると認めた委託者に業務委託の目的で委託することがあります。

4.開示等請求について

ご自身の個人情報について利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、第三者への提供の停止、また、第三者への提供記録の開示、に関する権利を保有しています（法令に定めがある場合を除く）。これらの権利行使については、弊社「個人情報苦情相談窓口」にご請求ください。また、個人情報に関する苦情及び相談等についても同様の窓口となります。

開示等のお申し出の方式	お電話、文書等にて承ります。
本人または代理人であることの確認方法	弊社所定の方法により、本人または代理人であることを確認させていただきます。

5.個人情報を与えることの任意性

ご自身の個人情報について、弊社に提供することについては任意です。ただし、個人情報を与えなかった場合、弊社は前述の利用目的を遂行できなくなり、弊社サービスを利用することができなくなります。

6.容易に認識できない方法による個人情報の取得について

本人が容易に認識できない方法によって個人情報を取得することはありません。

7.個人情報の返却

提出していただいた個人情報は、いかなる媒体においても返却する義務を負いません。

8.個人情報に関するお問い合わせ窓口

個人情報に関するお問い合わせ、苦情及び相談等は、下記までお申し出ください。

9.開示対象個人情報の安全管理のために講じた措置

当社の個人情報の安全管理措置に関する内容は以下の通りです。

■組織的安全管理措置

• 個人情報の取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報を取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人情報の範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
• 個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、年一回（又は必要に応じて適宜）内部監査を実施しています。

■人的安全管理措置

• 個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な教育を実施しています。
• 個人情報についての秘密保持に関する事項を就業規則に記載し秘密保持に努めています。

■物理的安全管理措置

• 個人情報を取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を講じています。
• 個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人情報が判明しないよう措置を講じています。

■技術的安全管理措置

• 個人情報を取り扱うシステム（端末）については、アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報の範囲を限定する措置を講じています。
• 個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。